Conhecendo seus projetos e etapas

Depois de criar seus projetos no FlowUp, é hora de acompanhar e gerenciar tudo com eficiência. Nesta seção, você vai aprender como visualizar, entender e navegar pela área onde suas tarefas e demandas estão organizadas, As tarefas dentro de etapas, que por sua vez, estão dentro de projetos conectados a um cliente específico.

Importante: apenas administradores e gerentes podem criar novos projetos no sistema. Caso você queira saber mais sobre como criar projetos, leia o artigo Como criar projetos. 

Para visualizar todos os projetos que você possui criados no seu FlowUp. Clique no campo de Projetos e em seguida "Todos os projetos"

Clicando nos 3 pontos laterais, você tem as opções de: ver o projeto, ver as etapas do projeto, editar projeto e inativar o projeto em questão. 

Não há limite para a quantidade de projetos que podem ser criados no FlowUp, nem para a quantidade de etapas que podem ser criadas dentro de um projeto. 

Ao clicar em "ver etapa" o FlowUp mostrará todas as etapas do projeto e a possibilidade de acessar a etapa geral daquele projeto.

A etapa geral do projeto é uma visualização que compila todas as tarefas existentes em todas as etapas públicas do projeto em questão . 

As tarefas podem ser agrupadas por Status das tarefas e Status das Etapas. No caso dos Status das tarefas, elas são agrupadas entre Vigentes (tarefas que estão dentro do prazo), Atrasadas (tarefas que estão fora do prazo), Prioritárias (tarefas marcadas como prioritárias) e Finalizadas.

No caso de Status das Etapas, as tarefas ficarão agrupadas dentro dos seus status originais em que foram criadas.

É possível acessar cada uma das tarefas ao clicar nas mesmas e fazer edições, mas não é possível reportar horas através do cronômetro nessa visualização. Para isso, é necessário acessar o quadro original da tarefa ou entrar na área de Tarefas.

Para acessar o campo de Etapas, você deve clicar em Projetos > Etapas. 

Nessa área, você poderá ver todas as últimas Etapas que você acessou, por ordem de acesso. No topo da tela você poderá filtrar as Etapas por projeto, adicionar uma nova Etapa, exibir Etapas arquivados ou buscar por Etapas específicas na lupa de busca.

Para criar um nova Etapa, clique o “+ Novo”. Abrirá uma janela com alguns dados a serem preenchidos.

Primeiro você deve escolher um nome para a sua etapa. Depois, selecionar o projeto do qual ele faz parte. 

No próximo passo, você define qual a privacidade. Caso você queira que sua Etapa esteja disponível para todos os usuários da sua empresa, selecione a opção Público. Caso o Projeto e Etapa deva ser visto apenas por alguns usuários, selecione Privado. Aproveite e adicione os usuários que poderão visualizar na área “Adicionar membro”. 

Por último, selecione o modelo de Etapas e Tarefas que o seu projeto irá utilizar. Caso você não tenha criado um modelo ainda, você pode selecionar o modelo padrão e modificar os status posteriormente.

Por fim, é só clicar em "Criar Etapa". Pronto, uma etapa novinha em folha foi criada!

Importante: Usuários colaboradores podem criar modelos de Etapas com os status já existentes nas Etapas da empresa. Mas para criar novos status, você deve ser um usuário administrador ou gerente no FlowUp. 

A tela de cada etapa vai mostrar todas as tarefas daquela etapa, divididas pelos status definidos para a mesma, além de algumas opções que vamos ver com detalhe mais abaixo.

Você pode adicionar uma descrição ao seu etapa ao clicar em “Exibir dados e descrição”, abaixo do nome da etapa. Adicione a descrição no campo definido e clique em Salvar, para salvar a sua descrição.

Você pode escolher se vai visualizar as suas tarefas no formato de quadros kanban ou em diagrama de gaant (cronograma), caso o seu plano seja Enterprise. Para mudar as visualizações, basta clicar em Kanban ou Gaant no topo da tela.

Para saber mais sobre a visualização Diagrama de Gantt, clique aqui.

Caso queira, você pode adicionar fluxos de trabalho previamente criados ao sua etapa, clicando no botão ao lado de Nova Tarefa. 

Fluxos de trabalho são muito práticos para processos que se repetem e que sempre pedem que a mesma lógica de trabalho seja executada. Ao clicar no botão, se abrirá uma janela, onde você poderá selecionar o fluxo desejado.

Daí é só clicar em salvar e as tarefas serão adicionadas a etapa.

Você pode anexar arquivos diretamente nas tarefas, nos projetos e também, nas Etapas. Nesse último caso, você deve clicar no símbolo de clipe no topo da página. 

Se abrirá a área de anexos, onde você poderá tanto ver quais os anexos disponíveis na sua etapa e no seu projeto como, também, adicionar novos anexos, baixar anexos disponíveis e excluir anexos existentes. 

Os anexos aparecem com os seguintes dados: nome do arquivo, tarefa à qual ele está atrelado (caso esteja), usuário que o anexou, data em que foi anexado e o tamanho do arquivo. No canto direito há dois ícones, que, na ordem, dão a opção de baixar ou excluir o anexo. 

Para adicionar anexos, basta clicar em “adicionar anexo” e selecionar o arquivo a ser anexado. A opção baixar todos os arquivos efetua o download de todos os arquivos anexados e a opção excluir, apaga todos os arquivos da etapa ou projeto em questão. 

No ícone de engrenagem, o último do canto superior direito da tela do quadro, você tem acesso a algumas configurações da Etapa. Nessa área é possível renomear, redefinir a privacidade, duplicar, arquivar ou excluir a Etapa. 

Para renomear um quadro, clique em “Renomear Quadro”. A área de título do quadro ficará editável e você poderá modificar no nome do quadro. Para salvar o nome, basta clicar fora da área ou apertar a tecla Enter. 

Para redefinir a privacidade do quadro, clique em Privacidade. Selecione a opção desejada (Público ou Privado) e clique em Confirmar alteração. 

Para duplicar o Etapa, clique em “Duplicar Etapa”. Vai abrir uma janela onde você deverá preencher o nome da Etapa que será criada, ao projeto que pertence e que configurações ele herdará da Etapa original. 

Caso a Etapa não precise mais estar visível para sua equipe, clique em "Arquivar". Abrirá uma janela de confirmação do arquivamento. Para seguir, é só clicar em Arquivar. Ele ainda constará na plataforma, mas só será visível se for ativada a opção “Mostrar Arquivados” na área de Etapas. 

Caso você queira excluir a Etapa, basta clicar em Excluir. Abrirá uma janela de confirmação da exclusão. Para seguir, é só clicar em excluir.

Atenção: como não há limites para a quantidade de Etapas que você pode criar no FlowUp, só exclua um quadro quando realmente não for precisar mais dele de nenhuma forma, pois essa ação não é reversível. 

Compreender como os projetos, etapas e tarefas se organizam dentro do FlowUp é essencial para garantir uma gestão mais estruturada e produtiva. Ao explorar essa visão hierárquica, você ganha clareza sobre o andamento das entregas, identifica possíveis gargalos com mais facilidade e toma decisões mais rápidas e assertivas no dia a dia!