Criando e editando tarefas

Após criar um quadro, é possível que os administradores criem novos status, além de reorganizá-los, atualizar os nomes, caso necessite, e finalmente, iniciar o cadastro das tarefas. No painel de status, é possível definir se ele será permanente ou não.

É possível criar tarefas em qualquer status. Para criar uma tarefa, é necessário clicar no botão "Nova Tarefa" e já determinar um nome para ela. Posteriormente, é possível editar os seus detalhes. A figura abaixo exibe as opções de edição em relação à tarefa. Ao abrir a janela, você encontrará o menu guia de opções na parte superior.

Na guia “Descrição”, os seguidores da tarefa são todas aquelas pessoas que têm interesse e precisam acompanhar as atualizações referentes à tarefa. Vale lembrar que eles não são os responsáveis pela tarefa, mas caso o responsável queira seguir a tarefa, também é possível, basta clicar em “Seguir” ao lado do campo “Responsável”.

Dica: Use as “Tags”, para agrupar as tarefas que pertencem a um mesmo tema ou grau de prioridade. Você pode taguear pelo nome do cliente, tarefas urgentes, mês de realização, etc.

Outro ponto de destaque é que, a hora de início registrada na criação da tarefa aparece apenas na coluna “Início” em “Tarefas”.

Na guia “Anexos”, você pode adicionar arquivos referentes à tarefa, assim, todos os envolvidos poderão ter acesso ao material.

Dica: As subtarefas são apenas lembretes em relação àquela determinada tarefa. À elas não são atribuídos prazos e responsáveis. 

Assim que finalizar a edição da tarefa é só salvar. Você pode trocar o status de cada tarefa de duas formas: abrir a tarefa e alterar o status dentro da guia “Descrição”.

Ou basta clicar e arrastar o cartão da tarefa para o Status ao lado, sempre acima da indicação de “Nova Tarefa”.

A seção de “Tarefas” no menu contém diversas possibilidades de filtros para visualizar e analisar projetos, quadros, tags, tarefas por usuário em uma única lista. No entanto, destacamos que ainda não é possível exportar esses resultados. A imagem abaixo exibe um a visão dessa ferramenta:

No campo “Filtrar por” é possível buscar por projeto(s), tarefa(s), responsável(is), seguidor(es) e tag(s). Além de poder determinar um período de tempo ou agrupá-las. 

Dica: O calendário apresenta opções complementares dentro do que foi definido no campo “Filtrar por”. Por exemplo, é possível ver todas as tarefas criadas no Projeto X dentro do período Y. Ou ainda, todas as tarefas que estão para vencer (prazo) dentro do período Z da pessoa B.

No símbolo de filtro, é possível criar filtros personalizados. Por padrão, o FlowUp Task já traz dois tipos de filtro: “Minhas Tarefas” e “Tarefas Atrasadas”.

Ao clicar em “Criar filtro”, uma nova caixa irá se abrir, onde é possível criar um filtro personalizado. Esse novo filtro aparecerá sempre que você clicar no símbolo de filtro. Por exemplo, é possível ver quais são as tarefas com prazo para a próxima semana de todos os projetos que uma determinada pessoa faz parte. 

No canto superior direito é possível organizar a lista de resultados da busca por 4 opções: “Quadros”, “Projetos ou Departamentos”, “Status” ou “Responsável”. Esses agrupamentos acabam por facilitar a visualização do todo.

Dica: Os ícones de atenção indicam que naquele grupo existe atividade atrasada ou no prazo limite.

Uma diferença entre o “Tarefas” e o “Relatório de Tarefas” é que, no último, o filtro é baseado apenas na data da criação da tarefa. Portanto, se dentro do intervalo selecionado não houver tarefa criada, o resultado será nulo. Além disso, no Relatório de Tarefas você pode exportar seus resultados. 

Confira mais detalhes sobre essa funcionalidade na seção de Relatório de Tarefas.