Criando e editando tarefas

Após a criação da etapa, é necessário realizar a criação dos status e tarefas .

Iniciando com a criação dos status, no campo de "Novo Status", é possível realizar a ordenação dos mesmos, de acordo com cada título desejado, e definindo-o se será um status final ou não. Em seguida, realize o cadastro das tarefas, também, de acordo com cada título desejado, através do campo superior direito de "Nova tarefa" em azul ou diretamente dentro do status desejado, no campo de "Nova tarefa".

Posteriormente, é possível editar os detalhes das tarefas e indicar as suas atribuições, de forma simplificada. Ao abrir o cartão da tarefa, você encontrará o menu guia de opções na parte superior da tela, com os campos de: Descrição; Horas; Histórico; Anexos; Subtarefas; Automação. 

Na aba “Descrição”,  você deve indicar o responsável pela tarefa, os seguidores (pessoas que têm interesse e precisam acompanhar as atualizações referentes a ela), dados e hora de início e fim da tarefa (prazo de entrega), status, estimativa de tempo, tags (etiquetas), prioridade, descrição e comentários, mencionando apenas usuários cadastrados no sistema.

Mas, também, vale lembrar, que caso o responsável queira seguir a tarefa, também é possível, basta clicar em “Seguir” ao lado do campo “Responsável”. 

Dica: Use as “Tags” para agrupar as tarefas que pertencem a um mesmo tema ou grau de prioridade. Você pode criar etiquetas pelo nome do cliente, tarefas urgentes, mês de realização, e etc. Elas funcionam com a mesma lógica de hashtags em redes sociais. E, após a criação, é possível editá-las ou excluí-las a qualquer momento no campo de engrenagem ao lado.

Em " Prioridade ", você pode especificar o nível de prioridade da tarefa, sendo baixo, médio, alto ou urgente, sinalizando seu grau de importância.

Em " Descrição ", você pode pontuar informações importantes da tarefa através de lista numerada e/ou lista com marcadores, e até mencionar links.

Em "Comentários", você pode realizar uma comunicação interna com os colaboradores envolvidos na tarefa, realizando comentários, menções e reações. Além disso, você pode visualizar quem fez o comentário, e em qual dia e horário. 

Em  “Anexos”, você pode adicionar arquivos referentes à tarefa, assim, todos os usuários responsáveis ​​e/ou seguidores da tarefa poderão ter acesso ao material, pré-visualizando, baixando e excluindo, se necessário.

Em "Subtarefas",  você pode criar um checklist ou uma lista de lembretes em relação à tarefa, podendo dar uma verificação de conclusão, editar e excluir a qualquer momento. Atualmente, a elas não são atribuídos prazos e responsáveis. 

Após finalizar a edição da tarefa com todas as atribuições desejadas, é só salvar. 

Você pode alterar o status de cada tarefa de duas formas: abrir uma tarefa e alterar o status na guia “Descrição” ou basta "clicar e arrastar" o cartão da tarefa para o status desejado, sempre acima da indicação de “Nova Tarefa”.

Para realizar a visualização das tarefas, você possui diversas possibilidades de campos. Você pode enxergar através do quadro kanban, lista de tarefas, calendário e diagrama de gantt (no plano Enterprise). Através dos campos de lista de tarefas e calendário, você pode aplicar filtros para otimizar sua visualização, filtrando por projetos, etapas, tarefas, tags, período e usuário(s), tudo em uma única lista, se desejar. 

É possível criar filtros personalizados. Por padrão, o módulo de projetos já traz dois tipos de filtro: “Minhas Tarefas” e “Tarefas Atrasadas”.

E, ao clicar em “Criar filtro” , você pode deixar alguns filtros salvos. Saiba como fazer . 

Além disso, no canto superior direito, é possível organizar uma lista de resultados da busca por 4 opções: “Etapas”, “Projetos ou Departamentos”, “Status” ou “Responsável”. Esses agrupamentos facilitam a visualização.

Uma diferença entre a “Lista de tarefas” e o “Relatório de Tarefas” é que, no relatório, há a informação comparativa entre as horas estimadas para a tarefa, e as horas efetivamente apontadas. Além disso, no Relatório de Tarefas você pode exportar seus resultados.

Confira mais detalhes sobre essa funcionalidade no artigo de Relatório de Tarefas.