Conhecendo seus projetos e quadros

Suas tarefas e demandas estão organizadas dentro de quadros, que por sua vez, estão organizados dentro de projetos. Os projetos estão conectados a um cliente específico. Não há limite para a quantidade de projetos que podem ser criados no FlowUp, nem para a quantidade de quadros que podem ser criados dentro de um projeto. 

Vamos começar a vender seus projetos? Clique no campo de Projetos e em seguida "Todos os projetos" para visualizar todos os projetos que você possui criados no seu FlowUp. 

Importante: apenas administradores e gerentes podem criar novos projetos no sistema. Aqui vamos mostrar a visão de usuários com nível de colaborador, mas caso você queira saber mais sobre como criar projetos, leia o artigo de projetos. 

Na tela de "Todos os projetos", você pode exibir ou ocultar projetos inativos, adicionar novos quadros clicando em “+ Novo” ou buscar um projeto específico clicando em 🔎 (lupa).

Clicando nos 3 pontos laterais, você tem as opções de: ver o projeto, ver os quadros do projeto, editar projeto e inativar o projeto em questão. 

O FlowUp mostrará a área de quadros, com o filtro por projeto e a possibilidade de acessar o quadro geral daquele projeto.

O quadro geral do projeto é um quadro que compila todas as tarefas existentes em todos os quadros públicos do projeto em questão . 

As tarefas podem ser agrupadas por Status das tarefas e Status dos quadros. No caso dos Status das tarefas, elas são agrupadas entre Vigentes (tarefas que estão dentro do prazo), Atrasadas (tarefas que estão fora do prazo), Prioritárias (tarefas marcadas como prioritárias) e Finalizadas.

No caso de Status dos Quadros, as tarefas ficarão agrupadas dentro dos seus status originais nos quadros em que foram criadas. O quadro mostrará todos os status que têm uma tarefa atrelada a eles. Os status que não têm nenhuma tarefa não serão visualizados.

É possível acessar cada uma das tarefas ao clicar nas mesmas e fazer edições, mas não é possível reportar horas através do cronômetro nessa visualização. Para isso, é necessário acessar o quadro original da tarefa ou entrar na área de Tarefas.

Para acessar o campo de Quadros, você deve clicar em Projetos > Quadros. 

Nessa área, você poderá ver todos os últimos quadros que você acessou, por ordem de acesso. No topo da tela você poderá filtrar os quadros por projeto, adicionar um novo quadro, exibir quadros arquivados ou buscar por quadros específicos na lupa de busca.

Para criar um novo quadro, clique o “+ Novo”. Abrirá uma janela com alguns dados a serem preenchidos.

Primeiro você deve escolher um nome para o seu quadro. Depois, selecionar o projeto do qual ele faz parte. 

No próximo passo, você define qual a privacidade do seu quadro. Caso você queira que seu quadro esteja disponível para todos os usuários da sua empresa, selecione a opção Público. Caso o quadro deva ser visto apenas por alguns usuários, selecione Privado. Aproveite e adicione os usuários que poderão utilizar esse quadro na área “Adicionar membro”. 

Por último, selecione o modelo de quadro que o seu quadro irá utilizar. Caso você não tenha criado um modelo ainda, você pode selecionar o modelo padrão e modificar os status posteriormente.

Importante: Usuários colaboradores podem criar modelos de quadros com os status já existentes nos quadros da empresa. Para criar novos status, você deve ser um usuário administrador ou gerente no FlowUp. 

Por fim, é só clicar em "Criar quadro". Pronto, um quadro novinho em folha foi criado!

A tela de cada quadro vai mostrar todas as tarefas daquele quadro, divididas pelos status definidos para o mesmo, além de algumas opções que vamos ver com detalhe mais abaixo.

Você pode adicionar uma descrição ao seu quadro ao clicar em “Adicionar descrição”, abaixo do nome do Quadro. Adicione a descrição no campo definido e clique em Salvar, para salvar a sua descrição.

Você pode escolher se vai visualizar as suas tarefas no formato de quadros kanban ou em diagrama de gaant (cronograma), caso o seu plano seja Enterprise. Para mudar as visualizações, basta clicar em Kanban ou Gaant no topo da tela.

Para saber mais sobre a visualização Diagrama de Gaant, clique aqui.

Você pode adicionar novas tarefas tanto clicando no botão “Nova Tarefa”, no topo da página, quando no final de cada Status, clicando no “+ Nova Tarefa”. 

Dica: Ao criar a tarefa pelo botão do topo, você seleciona durante a criação o status em que ela vai ficar. Ao clicar no botão do status, a tarefa é criada de forma mais rápida e simplificada, apenas com o título definido, e fica salva naquele status em questão. 

Caso queira, você pode adicionar fluxos de trabalho previamente criados ao seu quadro, clicando no botão ao lado de Nova Tarefa. 

Fluxos de trabalho são muito práticos para processos que se repetem e que sempre pedem que a mesma lógica de trabalho seja executada. Ao clicar no botão, se abrirá uma janela, onde você poderá selecionar o fluxo desejado. Daí é só clicar em salvar e as tarefas serão adicionadas ao quadro.

Você pode anexar arquivos diretamente nas tarefas, nos projetos e também, nos quadros. Nesse último caso, você deve clicar no símbolo de clipe no topo da página. 

Se abrirá a área de anexos, onde você poderá tanto ver quais os anexos disponíveis no seu quadro e no seu projeto como, também, adicionar novos anexos, baixar anexos disponíveis e excluir anexos existentes. 

Os anexos aparecem com os seguintes dados: nome do arquivo, tarefa à qual ele está atrelado (caso esteja), usuário que o anexou, data em que foi anexado e o tamanho do arquivo. No canto direito há dois ícones, que, na ordem, dão a opção de baixar ou excluir o anexo. 

Para adicionar anexos, basta clicar em “adicionar anexo” e selecionar o arquivo a ser anexado. A opção baixar todos os arquivos efetua o download de todos os arquivos anexados do quadro ou projeto em questão. A opção excluir todos exclui todos os arquivos do quadro ou projeto em questão. 

Voltando à tela de quadros, clicando na lupa no canto superior direito da página, você pode buscar por tarefas específicas desse quadro. 

Ao clicar na lupa, fica disponível uma área onde você pode preencher e buscar as tarefas por: ID; Título; Responsável ou Tags. Depois é só clicar em buscar. Para cancelar a busca, é só clicar no X. 

No ícone de engrenagem, o último do canto superior direito da tela do quadro, você tem acesso a algumas configurações do quadro. Nessa área é possível renomear o quadro, redefinir a privacidade, duplicar o quadro, arquivar o quadro ou excluir o quadro. 

Para renomear um quadro, clique em “Renomear Quadro”. A área de título do quadro ficará editável e você poderá modificar no nome do quadro. Para salvar o nome, basta clicar fora da área ou apertar a tecla Enter. 

Para redefinir a privacidade do quadro, clique em Privacidade. Selecione a opção desejada (Público ou Privado) e clique em Confirmar alteração. 

Para duplicar o quadro, clique em “Duplicar quadro”. Vai abrir uma janela onde você deverá preencher o nome desse quadro, a que projeto pertence e que configurações ele herdará do quadro original. Depois disso é só clicar em “Duplicar quadro”. 

Caso o quadro não precise mais estar visível para sua equipe, clique em Arquivar Quadro. Abrirá uma janela de confirmação do arquivamento. Para seguir, é só clicar em Arquivar. Ele ainda constará na plataforma, mas só será visível se for ativada a opção “Mostrar Arquivados” na área de Quadros. 

Caso você queira excluir o quadro, é só clicar em Excluir Quadro. Abrirá uma janela de confirmação da exclusão. Para seguir, é só clicar em excluir.

Atenção: como não há limites para a quantidade de quadros que você pode criar no FlowUp, só exclua um quadro quando realmente não for precisar mais dele de nenhuma forma, pois essa ação não é reversível.