Compartilhamento de arquivos
Amalia Conte
Última atualização há um ano
O compartilhamento de arquivos é uma função muito útil para a comunicação da empresa com os seus clientes. No FlowUp, dentro da gestão de projetos, é possível compartilhar anexos com pessoas que não têm acesso ao sistema, facilitando o acompanhamento e a aprovação das demandas de seus clientes.
Além disso, enviando diretamente do software, você permite que o cliente realize o download do arquivo.
Compartilhando arquivos de um projeto, etapa ou tarefa.
É possível inserir documentos clicando diretamente na tarefa através do campo de anexos, realizando o upload do arquivo ou arrastando-o até o centro da tela.
Nessa aba, você pode visualizar a lista de arquivos já anexados, e os anexos podem ser compartilhados diretamente do FlowUp, eliminando a dificuldade de enviar arquivos maiores por e-mail e evitando o risco de ser rejeitado.
Para fazer o compartilhamento do arquivo, basta clicar em "Compartilhar", em seguida, será aberta uma janela de "Novo Compartilhamento".
No campo de compartilhamento, obrigatoriamente, você deve selecionar o projeto do cliente, descrever um título para identificação do compartilhamento, e o(s) e-mail(s) de destino. Também, opcionalmente, é possível descrever uma mensagem com todos os detalhes sobre o arquivo, inserir uma senha para proteger a página, e uma solicitação de aprovação dos arquivos, se necessário. Caso queira o link para compartilhamento, ao invés de enviar por e-mail, basta habilitar a opção.
Isso é especialmente prático para enviar arquivos para clientes ou gestores, que precisam dar o feedback na demanda realizada.
Feito isso, clique em "Criar página de compartilhamento" .
Após essa ação, é criado em seu e-mail um link de compartilhamento. Para obter acesso ao arquivo, é necessário clicar no link (e informar a senha, caso você tenha o arquivo protegido). Os indivíduos que receberam o compartilhamento podem fazer
o download do arquivo e escrever comentários diretamente no sistema.
Automaticamente, o remetente receberá um e-mail de notificação e poderá visualizar os comentários recebidos, além de responder ao cliente.
Dessa forma, as informações ficam organizadas e evitam a dificuldade de comunicação que acontecem com o envio de vários e-mails.
Gerenciando compartilhamentos
Para verificar todos os arquivos que foram compartilhados, você deve acessar ao módulo de Projetos > Compartilhamento. Nesse campo, é possível conferir todos os compartilhamentos feitos por você e pela sua equipe.
A tela apresenta um resumo, com o título do compartilhamento, projeto, etapa e tarefa vinculada a ele, e o usuário que o criou. É possível visualizar todos os dados de criação e atualização de todos os compartilhamentos realizados.
Nos ícones da lateral direita de cada compartilhamento, é possível recompartilhar (caso o compartilhamento seja por link), editar, excluir ou arquivar o compartilhamento.
Atenção: ao arquivar um compartilhamento, ele segue disponível para as pessoas com os quais foi compartilhado. Já a exclusão, torna indisponível o compartilhamento para todos.