Compartilhando arquivos

O compartilhamento de arquivos é uma função bastante útil para comunicação da empresa com seus clientes. Dentro da gestão de projetos no FlowUp, é possível compartilhar arquivos com pessoas que não tem acesso ao sistema, facilitando o acompanhamento das demandas pelos seus clientes. 

Além disso, enviando diretamente do software você garante o recebimento do arquivo pelo cliente. 

Para começar, na opção “detalhamento da tarefa” é possível inserir documentos clicando na aba anexos e fazendo upload do arquivo ou arrastando até a janela.

Nessa aba você pode visualizar a lista de arquivos já anexados. Os arquivos anexos podem ser compartilhados diretamente do FlowUp, eliminando a dificuldade de enviar arquivos maiores por e-mail e a diminuindo o risco dele ser rejeitado.

Para fazer o compartilhamento do arquivo, clique em "Compartilhar". Se abrirá a janela de Novo Compartilhamento.

No título escreva um nome que facilite a identificação e em mensagem, escreva os detalhes relacionados ao arquivo, selecione o anexo que deseja enviar e o destinatário, ou seja, quem vai receber. Caso queira o link para compartilhamento, ao invés de enviar por e-mail, basta selecionar a opção na janela.

Além disso, você pode restringir o acesso ao arquivo escolhendo a opção de senha para o acesso, bem como solicitar aprovação para o anexo compartilhado. Isso é especialmente prático para enviar arquivos para cliente ou gestores, que precisam dar o feedback na demanda realizada.

Isso feito, clique em compartilhar.

Após essa ação, os destinatários receberão em seus e-mails um link de compartilhamento. Para eles terem acesso é necessário clicar no link (e informar a senha, caso você tenha protegido o arquivo com uma senha). Os usuários que receberam o compartilhamento podem fazer o download do arquivo e escrever comentários diretamente no sistema.

Automaticamente o usuário receberá um e-mail de notificação e poderá visualizar os comentários recebidos, além de responder o cliente.

Dessa forma as informações ficam organizadas evitando ruídos que acontecem com o envio de vários e-mails.

E onde você consegue verificar todos os arquivos que foram compartilhados? No menu Produtividade > Compartilhamento. Nessa área, é possível conferir todos os compartilhamentos feitos pela sua equipe. 

A tela apresenta um resumão, com o título do compartilhamento, a tarefa, quadro e projetos vinculados a ele, o usuário que o criou, a data de criação e data de atualização de todos os compartilhamentos disponíveis.

Nas ações no canto direito de cada compartilhamento é possível recompartilhar (caso o compartilhamento seja por link), editar o compartilhamento, excluir o compartilhamento ou arquivá-lo. 

Atenção: ao arquivar um compartilhamento, ele segue disponível para as pessoas com os quais foi compartilhado. Já a exclusão, torna indisponível o compartilhamento para todos.