Como funcionam as etapas

Você pode organizar os Etapas de acordo com o seu negócio, eles servem para agrupar tarefas que têm características em comum, como fases de um projeto ou de um setor da empresa, por exemplo. Não há limite para a quantidade de etapas que podem ser criados dentro de um projeto. 

Para acessar a área de Etapas, você pode clicar no terceiro ícone do menu lateral. 

Nessa área, você poderá ver as últimas etapas que você acessou, por ordem de acesso. No topo da tela você poderá filtrar por projeto, adicionar uma nova etapa, exibir etapas arquivadas ou buscar por etapas específicas na lupa de busca.

Para criar uma nova etapa, clique no “+ Novo”. Abrirá uma janela com alguns dados a serem preenchidos .

Primeiro você deve escolher um nome para a sua etapa e depois, selecionar o projeto da qual ela faz parte. No próximo passo, você define qual a privacidade. Caso você queira que sua etapa esteja disponível para todos os usuários da sua empresa, selecione a opção Público. Caso a etapa deva ser visto apenas por alguns usuários, selecione Privado. Aproveite e adicione os usuários que poderão acessar na área “Adicionar membro”. 

Por último, selecione o modelo de etapa que você irá utilizar. Caso você não tenha criado um modelo ainda, você pode selecionar o modelo padrão e modificar os status posteriormente. 

Importante: Usuários colaboradores podem criar modelos de etapas com os status já existentes nas etapas da empresa. Para criar novos status, você deve ser um usuário administrador ou gerente no FlowUp. 

Por fim, é só clicar em Criar Etapa. Pronto, uma etapa novinha em folha foi criado!

A tela de cada etapa vai mostrar todas as tarefas, divididas pelos status definidos para a mesma, além de algumas opções que vamos ver com detalhe mais abaixo.

Dica: Ao criar a tarefa pelo botão do topo, você seleciona durante a criação o status em que ela vai ficar. Ao clicar no botão do status, a tarefa é criada de forma mais rápida e simplificada, apenas com o título definido, e fica salvo naquele status em questão.

Caso queira, você pode adicionar fluxos de trabalho previamente criados, clicando no botão ao lado de Nova tarefa.

Os fluxos de trabalho são muito práticos para processos que se repetem e que sempre pedem que a mesma lógica de trabalho seja executada. Ao clicar no botão, se abrirá uma janela, onde você poderá selecionar o fluxo desejado. Daí é só clicar em salvar e as tarefas serão adicionadas a etapa.

Se você quiser saber mais detalhes sobre o fluxo de trabalho, veja nosso artigo específico sobre o assunto.

Se abrirá a tela de anexos, onde você poderá tanto ver quais os anexos disponíveis na sua etapa e no seu projeto como, também, adicionar novos anexos, baixar anexos disponíveis e excluir anexos existentes. 

Os anexos aparecem com os seguintes dados: nome do arquivo, tarefa à qual ele está atrelado (caso esteja), usuário que o anexou, data em que foi anexado e o tamanho do arquivo. No canto direito há dois ícones, que, na ordem, dão a opção de baixar ou excluir o anexo. 

Para adicionar anexos, basta clicar em “adicionar anexo” e selecionar o arquivo a ser anexado. A opção baixar todos os arquivos efetua o download de todos os arquivos anexados. A opção excluir todos exclui todos os arquivos da etapa ou projeto em questão. 

Voltando à tela de etapas, clicando na lupa no canto superior direito da página, você pode buscar por tarefas específicas dessa etapa.