Como criar fluxos de trabalho

Fluxos de trabalho são séries de tarefas que devem ser realizadas em determinada ordem e seguem algumas regras. Fluxos são práticos para processos que repetem a mesma lógica toda vez que são feitos. Nesse caso, você cria um fluxo e toda vez que desejar aplicá-lo, é só adicioná-lo ao quadro desejado. Interessante, né? Vamos ver como fazer um?

Para criar um fluxo de trabalho, você deve acessar a opção: Projetos > Produtividade  no menu lateral, e selecionar " Fluxo de Trabalho ". Nesse campo, você terá acesso a lista dos fluxos de trabalho já criados.

Para criar um novo fluxo, clique em "+ Novo"

Escolha um nome para o seu fluxo de trabalho e adicione uma descrição, se desejar. Caso queira renomear, posteriormente, é só clicar na engrenagem no canto superior direito e na opção "Renomear". 

Nome dado, comece a criar as tarefas que farão parte do fluxo. Para isso, clique em "Nova Tarefa", no topo ou no meio da página. Ao clicar em nova tarefa, abrirá um card para preenchimento das informações necessárias da tarefa, alguns campos são opcionais e outros obrigatórios.  

Obrigatoriamente, você deve informar o título da tarefa e o status em que ela vai ficar quando adicionada ao seu quadro. Geralmente, as novas tarefas ficam no primeiro status do quadro, status de "Novas". Mas, além desses dois campos, você também pode preencher os de: Responsável, Serviço, Seguidores da tarefa, Prazo (em dias), Estimativa (em horas|), Tags e Descrição, se necessário. 

Pronto, a primeira tarefa foi criada! Se você tiver outra tarefa que inicia o fluxo ao mesmo tempo que a primeira, adicione essa tarefa ao clicar em "Nova tarefa", no topo da página. Assim, ela vai aparecer abaixo da primeira, como se estivesse em um fluxo paralelo. 

Para adicionar uma tarefa depois de outra, criando o fluxo, basta clicar no "+" que aparece ao lado da tarefa ao rolar o mouse. Você deve selecionar se o gatilho da tarefa será ativado quando a anterior estiver finalizada ou atrasada. 

Atenção: para que a tarefa seja ativada com o seu atraso, ela deve ter um prazo estipulado.

Vamos dizer que uma tarefa finalizada ativa duas tarefas, ao mesmo tempo. Nesse caso, para criar mais de uma tarefa no mesmo nível, basta clicar no + da tarefa do nível anterior ao desejado.

Pronto, agora basta ir seguindo o fluxo e adicionando as tarefas conforme necessário. Toda tarefa criada pode ter seu próprio fluxo atrelado a ela, então sua imaginação é o limite. Ao terminar, o seu fluxo já está salvo e pronto pra uso.

Para aplicar o fluxo criado em um quadro, é muito simples. Acesse o quadro desejado e clique no ícone ao lado de "Nova tarefa", no canto superior direito. 

Será aberta uma janela apresentando as opções de fluxos de trabalho disponíveis. Selecione o desejado e clique em "Adicionar". 

Pronto, o fluxo foi adicionado. As primeiras tarefas já aparecem ativadas no topo da lista, enquanto as outras aparecem abaixo, ainda inativas. À medida que as tarefas forem finalizadas, as próximas serão ativadas, dando seguimento ao fluxo.

Sem querer adicionar o fluxo errado? Sem problemas. 

Basta clicar no mesmo ícone que você clicou para adicionar o fluxo. Será aberta uma janela, mostrando o fluxo escolhido. É só clicar na lixeira ao lado do nome do fluxo e, pronto, as tarefas serão desligadas do quadro.

Importante: essa ação não apaga tarefas já ativas.

Na tela de "Fluxos de trabalho" você pode gerenciar todos os fluxos criados no FlowUp de sua organização. Nessa área você pode verificar os fluxos existentes, quantos status e tarefas estão associados a eles e quando foi sua última atualização/alteração.

Além disso, clicando nos 3 pontos laterais no fim de cada fluxo, você tem a opção de ver o fluxo, fazer uma cópia dele ou excluí-lo. 

Atenção: a exclusão de um fluxo de trabalho não é reversível.