Integrando o FlowUp com o Zapier

O Zapier é um serviço online acessível que permite automatizar ações entre diferentes aplicativos usados no cotidiano. Ele conecta diversos serviços entre si para executar tarefas e interações. Criar automação (zap) entre seus aplicativos ajuda a economizar tempo, pois, com isso, ocorre a automatização de tarefas manuais que você precisa fazer todos os dias.

Para dar um exemplo, o Zapier permite que usuários criem uma integração entre os serviços Twitter e Instagram, possibilitando que um tweet seja publicado automaticamente no Twitter após uma postagem no Instagram. Essa é apenas uma das diversas possibilidades de integração oferecidas pela plataforma Zapier.

Esse processo de automação, inicia na criação de “Zaps”, que são fluxos de trabalho automatizados que consistem em um evento (trigger) e uma ou mais ações. Quando você configura e ativa um novo Zap, ele executará sua(s) ação(ões) toda vez que o evento de disparo ocorrer. Voltando ao exemplo do Twitter, o evento de gatilho configurado seria o de nova postagem no Instagram e o tweet seria seria a ação automatizada.

O trigger nada mais é do que o evento que será disparado quando uma determinada interação ocorrer. Por exemplo, o cadastro de negócio no Pipedrive é considerado um evento no Zapier, ou seja, a cada novo negócio cadastrado no Pipedrive um evento será acionado e notificará um determinado elemento do fluxo de trabalho. 

Uma vez definido o trigger, é necessário definir uma ação. "Quando o trigger for acionado, o que devo fazer com as informações que recebo?", essa é a pergunta a ser respondida. Logo, uma ação se baseia no que deve ser feito após um evento ser acionado. Por exemplo, caso o evento de “novo negócio” do Pipedrive seja acionado, eu desejo que seja enviado um e-mail para uma conta do Gmail. Nesse caso, a ação seria “enviar e-mail”. Logo, quando um novo negócio for cadastrado no Pipedrive o Zapier irá detectar o evento e executar a ação de enviar e-mail para o Gmail.

Como um workflow, o Zapier precisa iniciar com um evento, então, precisamos identificar qual será o evento. Os eventos podem ser desde a criação de negócio no Pipedrive até um novo e-mail na caixa de entrada do Gmail. Após definir o evento, é necessário informar a ação que será acionada caso o evento seja disparado.

Tecnicamente falando, os eventos e ações são endpoints externos dos serviços alvos que são executados pelo Zapier. Pode-se considerar que o evento é um endpoint que retorna os dados necessários para que o endpoint da ação consiga cumprir com seus objetivos. Basicamente, o Zapier consegue ser um intermediário entre dois serviços distintos, colaborando de forma automatizada na troca de informações entre os serviços envolvidos.

Dito isso, ainda é possível ficar dúvidas sobre o processo de execução do fluxo de trabalho do Zapier. Sabe-se que o Zapier realiza solicitações para endpoints externos e atua como um intermediário entre dois sistemas distintos. Porém, como o Zapier faz para gerenciar o fluxo de informações? Em qual momento as ações são executadas?

A plataforma Zapier funciona como um sistema de polling, onde os eventos são acionados em um intervalo de tempo específico, que pode diminuir ou aumentar de acordo com o plano assinado pelo usuário. No plano gratuito, o intervalo de tempo de atualização dos eventos é de 15 minutos, ou seja, de 15 em 15 minutos os endpoints dos eventos são executados pelo Zapier a procura de novos registros para o fluxo de trabalho. Entretanto, mesmo no plano gratuito existem alguns eventos que são acionados de forma instantânea, ou seja, assim que sua condição de disparo for satisfeita o Zapier executará imediatamente a ação definida. Nesse cenário, não existe um intervalo de tempo específico para ativação dos eventos, eles são acionados à medida que ocorrem.

O primeiro passo antes criar zaps é criar uma conta na plataforma Zapier (clique aqui). Ao criar a conta, você ganha uma avaliação de 14 dias de recursos e aplicativos premium. Após o período de avaliação você será rebaixado para o plano gratuito que possui algumas limitações, conforme descrito na Seção 2.1.

Os planos do Zapier possuem algumas limitações quanto a quantidade de zaps que podem ficar ativos simultaneamente e quantidade de tarefas executadas (ativações dos zaps). Uma tarefa é contada toda vez que um Zap move dados com sucesso ou realiza uma ação para você. Para mais informações sobre os planos acesse https://zapier.com/app/billing/plans?context=12760402.

É importante para o processo de utilização do Flowup no Zapier, que você seja capaz de projetar a quantidade de zaps e tarefas por mês que serão necessárias para cumprir com o objetivo final. Tomando como exemplo o plano free, você terá direito a 100 tarefas por mês, máximo de 5 zaps simultâneos e tempo de atualização de 15 minutos. Perceba que por mês só será possível executar 100 ações (ou seja, 100 registros de dados no Flowup). Para alguns usuários essa quantidade pode ser pouca, mas para outros não.

Portanto, leia atentamente os detalhes de cada plano e tenha muita atenção na hora de escolher o plano para a sua empresa, pois se a quantidade de tarefas mensais forem esgotadas o Zapier bloqueará os zaps e não irá executar nenhuma ação, deixando de enviar os dados entre os serviços envolvidos.

Inicialmente, a integração do Flowup com o Zapier tem o intuito de cadastrar vendas de serviços e clientes de negócios (deals) cadastrados no Pipedrive. Por meio do Zapier é possível integrarmos os eventos do Pipedrive com as ações disponibilizadas pelo sistema Flowup. Vale ressaltar que o objetivo é registrar apenas uma única vez o Nas próximas seções são descritas algumas características do serviço Flowup que está disponibilizado na plataforma Zapier e como integrá-lo com o Pipedrive.

Para fazer a integração com os serviços do Zapier será necessário ter uma conta no Flowup e utilizar as informações de subdomínio e senha da “API”. Para consultar essas informações o administrador da instância do Flowup precisa ir até a tela “API e Integrações”.

Figura 1. Acessar menu “API e integrações do Flowup”.

Se a senha da API não tiver sido criada, basta clicar no botão “Gerar” disponível na tela.

Figura 2. Como gerar “Password” no Flowup.

Figura 3. Aba de “Dados da API” do Flowup.

Com as informações de password e subdomínio é possível fazer a integração do Flowup com os serviços da Zapier.

Após concluir a etapa de autenticação é necessário configurar uma empresa, conta e forma de pagamento. Caso essa configuração não seja realizada, a integração com o Zapier não irá funcionar corretamente. Para realizar a configuração basta acessar a aba “Integrações” (link), conforme ilustrado na imagem abaixo.

Figura 4. Aba de “Integrações” do Flowup.

No momento, o aplicativo do Flowup não possui nenhum trigger configurado no Zapier. Estamos planejando incluir novos triggers que sejam úteis para integração com o Google Calendar.

O aplicativo Flowup possui três ações disponíveis para serem utilizadas, sendo elas: Criar Venda Serviço, Atualizar Cliente e Atualizar Contato. Inicialmente, essas ações foram designadas para uma integração com o serviço do Pipedrive (na Seção 3.7 estão descritos os passos necessários para realizar essa integração).

Essa ação é destinada para a criação de vendas de serviço no Cash a partir de um negócio (deal) cadastrado no Pipedrive. Para criar uma venda de serviço é necessário informar os dados do cliente, da organização (apenas o nome fantasia) e os serviços (nomeados como “produtos” no Pipedrive).

Já essa ação é utilizada para atualizar os dados dos clientes do Cash, mais especificamente o campo “Nome Fantasia”. Os clientes são registrados no Cash durante a criação da venda de serviço. Essa ação será acionada todas as vezes que as informações do cliente forem modificadas no Pipedrive.

As informações como nome, e-mail e telefone do cliente recebidas pela ação de criar venda de serviço, são salvas no Cash como contato do cliente. Essas informações podem ser modificadas no Pipedrive, e quando isso ocorrer a ação de atualizar contato será acionada para atualizar os dados do contato do cliente registrado no Cash. Para visualizar as informações de contato basta acessar a aba “Contatos” do modal de edição do cliente, como segue na figura abaixo.

Figura 5. Aba de “Contatos” do modal “Alterar Cliente” do Cash

• Inicialmente, o Flowup está disponibilizando na plataforma Zapier as ações que foram citadas na Seção 3.4. Futuramente, planeja-se disponibilizar novas integrações que são essenciais para o cotidiano dos clientes do Flowup. Caso queira solicitar um novo tipo de integração basta entrar em contato com o nosso suporte através do e-mail [email protected].

Até o momento, o aplicativo do Flowup fornecido pelo Zapier conta apenas com integração para o serviço Pipedrive. A integração do Flowup com o Pipedrive automatiza o processo de cadastro de vendas de serviços, onde os negócios do Pipedrive serão traduzidos para vendas de serviços no Cash.

O aplicativo Flowup encontra-se disponível na plataforma Zapier na versão Beta. Foram criados templates para tornar o processo de configuração das automações Zapier mais rápido e prático. Recomendamos que os clientes que pretendem realizar a integração com o Zapier utilizem os templates que já estão prontos na plataforma e podem ser acessados em https://zapier.com/explore. 

Chegando na tela “explore”, basta digitar “Flowup” na barra de pesquisa da seção “Find your apps to get started”, selecionar o aplicativo Flowup e escolher o template desejado que aparecerá na listagem “Zap templates that match your selected apps”. Segue abaixo a imagem ilustrando esse processo de busca.

Figura 6. Como encontrar templates do Flowup.

Os templates do Zapier facilitam a criação das automações, tornando o processo mais prático e rápido. Você não deve se preocupar com qual trigger ou ação escolher, tudo estará pré-selecionado e só será necessário preencher algumas informações.

O Flowup possui três templates criados na plataforma Zapier, sendo eles: criação de venda de serviço a partir de um filtro de negócio do Pipedrive, atualização do cliente do Cash a partir de modificações na organização do Pipedrive e atualização de contatos do Cash a partir de modificações na pessoa do Pipedrive. Observe que cada um dos templates utiliza as ações que foram descritas na Seção 3.4.

Este template permite que você configure uma automação (zap) que registre uma venda de serviço no Cash toda vez que um filtro do Pipedrive encontre novos dados. O evento do Pipedrive utilizado neste template é o “Deal Matching Filter” e a ação do Flowup é o “Create Service Sale” (descrita na Seção 3.4.1). Para que este evento funcione corretamente é necessário selecionar um filtro de negócios da conta do Pipedrive conectada (mais detalhes sobre isso na Seção 3.6.2). Logo, cada novo negócio detectado pelo filtro será enviado para registro como venda de serviço no Flowup. Importante ressaltar que a API do Flowup transforma os dados do negócio em uma venda de serviço no Cash.

O “Deal Matching Filter” é um evento fornecido pelo Pipedrive por meio da plataforma Zapier. Este evento é ativado a cada 15 minutos e caso possua algum dado detectado a ação será acionada e contabilizada uma tarefa (conforme descrito na Seção 2.1), consumindo uma unidade da quantidade total de tarefas por mês disponibilizada para o plano Zapier escolhido. Logo, este template possui um intervalo de 15 minutos para que determinado negócio do Pipedrive seja cadastrado no serviço Cash da plataforma Flowup.

Este template na configuração do trigger utiliza o evento “Updated Organization” que é disparado toda vez que uma organização do Pipedrive sofre modificações. O intuito deste template é sempre manter atualizado os dados dos clientes cadastrados no serviço Cash. Vale ressaltar que a entidade “Organização” do Pipedrive é transcrita para a entidade “Cliente” do Flowup. Portanto, todas as organizações que estão atreladas aos negócios do Pipedrive que são registrados no Cash, também são cadastradas como um cliente no Cash. Além disso, o evento “Updated Organization” possui uma taxa de atualização a cada 15 minutos (semelhante ao template descrito na Seção 3.6.1.1).

Já este template permite que os dados de contato da pessoa relacionada ao negócio cadastrado no Flowup sejam atualizados toda vez que a entidade “Pessoa” do Pipedrive sofrer modificações. Os dados da entidade “Pessoa” relacionada ao negócio são cadastradas no Flowup durante a criação da venda de serviço e antes de serem armazenados na base dados são traduzidas para a entidade “Contacts” (Contatos). Para mais detalhes consulte a Seção 3.4.3, onde é ilustrado a forma de visualização dos dados de contatos.

A configuração do trigger deste template utiliza o evento “Updated Person”, que é disparado a cada 15 minutos. Esse evento quando disparado retorna os dados das entidades “Pessoa” que sofreram modificações desde a última vez que o evento foi executado. Após isso, os dados são enviados para a API do Flowup onde são realizadas as modificações necessárias para sempre manter os dados do Cash fidedigno com o Pipedrive.

Antes de utilizar um template é necessário realizar algumas configurações de integração e gerar sua password na plataforma Flowup (conforme descrito nas Seções 3.1 e 3.2). Caso esses passos não sejam feitos o zap não terá um bom funcionamento. Portanto, atente-se ao realizar as etapas de configurações de autenticação e integração.

Para realizar a integração é necessário escolher um dos templates do Flowup, conforme descrito anteriormente. Escolha o template que melhor atender às suas necessidades e siga todos os passos que serão descritos nas seções posteriores para ter um bom funcionamento de integração. Após escolher o template, seguindo o tutorial da Figura 6, clique no botão “Get started” para ser direcionado ao fluxo de criação do zap. Para criar os zaps siga os passos descritos nas seções a seguir.

A configuração deste template deve ser feita com muita atenção, pois qualquer erro pode prejudicar o funcionamento adequado do zap. Evite modificar os campos que já estão preenchidos.

Importante ressaltar que para utilizar este template é necessário ter um filtro relacionado a negócio no Pipedrive. Caso você não possua filtros cadastrados no Pipedrive, recomendamos que antes de realizar a configuração você crie um filtro de negócio, pois sem filtro você não conseguirá criar o zap. Para criar um filtro de negócio, basta acessar o menu “Negócios”, clicar na opção de filtro que tem lado do seletor de funil e depois clicar em “Adicionar novo filtro” para abrir o modal de criação (Figura 7).

Figura 7. Como criar um novo filtro no Pipedrive.

Já no modal de criação, clique no primeiro botão “Adicionar condição”. Perceba que serão exibidos dois novos campos, o primeiro campo estará preenchido com a opção “Negócio” e o segundo estará vazio com o label “Selecionar campo”. Como o intuito é criar um filtro de negócio não altera a opção do primeiro campo, sempre deixe a opção “Negócio” selecionada. Já o segundo campo possui um conjunto de opções pré-definidas e você pode modificar de acordo com as suas necessidades. Na Figura 8, podemos observar o comportamento descrito após clicar no botão “Adicionar condição”.

Figura 8. Como configurar o filtro.

Com o filtro criado, você pode prosseguir com a configuração do trigger. Logo, após criar o filtro e selecionar o template, o primeiro passo é realizar login na conta do Pipedrive desejada. Clique no botão “Connect” para iniciar o fluxo de login (Figura 9).

Ao clicar no botão, uma nova janela será aberta para você informar as suas credenciais de acesso. Caso você esteja conectado a alguma conta do Pipedrive será solicitado para você realizar uma confirmação, basta clicar no botão “Continue to the App” que o login será realizado (Figura 10).

Se a conta que você estiver conectada não for a desejada, é recomendado que você feche a janela de login que foi aberta, acesse a sua conta do Pipedrive por meio de outra aba do navegador e realize o logout. Feito isso, basta repetir o processo da Figura 9 e realizar o login na conta desejada.

Figura 9. Login Pipedrive

Figura 10. Confirmar conta conectada

Após a etapa de login ser concluída, clique no botão “Next” e siga para a próxima etapa. Na etapa seguinte, o Zapier irá listar todos os filtros da conta conectada (Figura 11), você pode escolher o filtro que você criou antes de iniciar a configuração do trigger ou qualquer outro filtro que esteja relacionado a entidade negócio do Pipedrive. Evite os filtros que não estejam relacionados a negócios, pois não servirá para esse tipo de integração. Após selecionar o filtro clique no botão “Next”.

Figura 11. Listagem de filtros do Pipedrive.

Antes de iniciar a etapa de teste do trigger, é indispensável que exista pelo menos um negócio cadastrado no Pipedrive que corresponda ao filtro selecionado e que também possua o campo “Produtos” preenchido, pois esse campo é fundamental para o bom funcionamento da integração. Para adicionar produto basta clicar em “Adicionar Produtos” e preencher os campos necessários (Figura 12).

Figura 12. Cadastrar produto no negócio do Pipedrive.

A próxima etapa após selecionar o filtro, o Zapier irá realizar uma busca por dados na conta do Pipedrive conectada que possuem correspondência com o filtro selecionado. É recomendado que o filtro escolhido retorne dados do Pipedrive, pois sem os dados as informações ficam incompletas. Aguarde a busca ser concluída para continuar com a configuração.

Concluindo a etapa de conectar a uma conta do Pipedrive, chegamos na etapa de conexão com o Flowup. Logo, para esta etapa, o primeiro passo é conectar a conta do Flowup desejada. Para isso, clique no botão “Connect a new account” (Figura 13).

Após isso, será aberta uma nova janela com dois campos, “Subdomain” e “Password”. Preencha esses campos com as informações obtidas da aba “Dados da API” (conforme descrito na Seção 3.1). Após preencher os campos clique no botão “Yes, Continue” para conectar com a conta Flowup (Figura 14). Depois disso, clique no botão “Next” para configurar os campos da ação.

Ao chegar na etapa “Customize Zap”, você irá perceber que alguns campos já estão com o checkbox marcados, sendo eles: “Deal Id” (id do negócio do Pipedrive), “Organization Id” (id da organização do Pipedrive), “Person Id” (id da pessoa do Pipedrive), “Sale Value” (valor do negócio do Pipedrive), “Fantasy Name” (nome da organização do Pipedrive) e “Client Name” (nome da pessoa do Pipedrive). Os campos que possuem em sua label a palavra “Client” são os dados da Pessoa relacionada ao negócio do Pipedrive e que serão salvos como contatos do cliente Cash (conforme Figura 5). Marque a opção “Select All” para que todos os campos sejam selecionados e clique em “Next” (Figura 15).

Figura 13. Adicionar nova conta do Flowup.

Figura 14. Conectar a nova conta do Flowup.

Figura 15. Selecionar campos da ação.

Ao chegar na etapa de mapeamento dos campos, perceba que existem alguns campos que estão vazios, sendo eles: “Organization Id” (id da organização do Pipedrive), “Person Id” (id da pessoa do Pipedrive), “Client Email” (e-mail da pessoa do Pipedrive), “Client Phone” (telefone da pessoa do Pipedrive) e “Products” (produtos relacionados ao negócio do Pipedrive). Estes campos devem ser preenchidos com as informações disponibilizadas pelo Pipedrive.

Para preencher o campo “Organization Id”, basta clicar sobre o campo e depois digitar “org” na barra de pesquisa e selecionar o item que tem “Org Id Value” (Figura 16).

O preenchimento do campo “Person Id” segue os mesmos passos descritos anteriormente da Figura 16. A única diferença é que ao pesquisar pelo campo deve-se digitar “person” e selecionar o item “Person ID” (Figura 17).

Os mesmos passos descritos na Figura 16 devem ser realizados para o preenchimento dos campos “Client Email” e “Client Phone”. A única diferença está ao selecionar os itens da pesquisa, onde deve-se selecionar “Person Id Email” e “Person Id Phone”, respectivamente (Figuras 18 e 19).

Figura 16. Como preencher o campo “Organization Id”.

Figura 17. Como preencher o campo “Person Id”.

Figura 18. Como preencher o campo “Client Email”.

O campo “Products” possui uma peculiaridade, pois se trata de um campo com múltiplos valores (lista de dados). Para preencher esse campo é necessário selecionar alguns itens relacionados ao produto e separá-los por vírgula. O formato esperado do campo é que seja um texto com as informações dos produtos separadas por vírgula, sendo assim, temos o seguinte formato: “Nome Produto, Preço Produto, Quantidade Produto, Desconto Produto”. Com dados reais, o formato ficaria da seguinte forma: “Produto 1, Produto 2, 50, 50, 1, 1, 0, 0”. Perceba que as informações do produto seguem a ordem: nome, preço, quantidade e desconto. É recomendado seguir essa ordem para evitar dados inconsistentes e possivelmente um mau funcionamento da integração. 

Figura 19. Como preencher o campo “Client Phone”.

Na Figura 20, pode-se observar a forma de preencher o campo “Products”. O processo é bem simples, basta clicar no campo “Products”, depois pesquisar na barra de pesquisa por "products", selecionar os itens na ordem informada anteriormente e separá-los por vírgula. Uma dica para preenchimento desse campo, é você selecionar o item e logo após digitar “,” no campo “Products” e fazer isso até selecionar todos os itens necessários.

Figura 20. Como preencher o campo “Products”.

Após preencher todos os campos, clique no botão em “Next” e vá para a etapa “Test Zap”. Nesta etapa, iremos testar a nossa ação enviando o formulário preenchido com as informações do trigger para o aplicativo do Flowup. Para concluir essa etapa clique no botão “Send test” (Figura 21) e aguarde o resultado. Caso o resultado seja positivo será retornada uma mensagem de sucesso, e após isso você pode clicar em “Next” e logo após em “Turn on Zap” para ativar o seu Zap (Figura 22). Em caso de erro, contate o suporte do Flowup através do e-mail [email protected] e nos encaminhe o erro ocorrido.

Figura 21. Finalizando a etapa de teste do zap.

Figura 22. Publicar zap.

A primeira etapa deste template é semelhante ao da Seção 3.6.1, porém não necessita selecionar um filtro, basta apenas conectar na conta do Pipedrive (conforme Figuras 9 e 10). É fundamental que o Zapier consiga obter algum cliente do Pipedrive (ou seja, deve ter pelo menos um cliente cadastrado no Pipedrive), para que o preenchimento do formulário da ação não tenha dados faltantes.

Na seção de conectar a uma conta do Flowup, deve-se seguir os mesmos passos descritos na Seção 3.6.1 e ilustrados nas Figuras 13 e 14. Já na seção “Customize Zap”, selecione todos os campos (conforme Figura 15) e clique em “Next”. Na seção de mapeamento, perceba que o campo “Fantasy Name” já está preenchido e deve-se permanecer dessa forma, não recomendamos que as informações pré-definidas sejam modificadas, para evitar dados inconsistentes no Flowup. A única mudança necessária no formulário é o preenchimento do campo “Organization Id", que funciona da mesma forma descrita na Seção 3.6.1, mais especificamente na Figura 16. Para as demais etapas siga os passos que foram descritos na Seção 3.6.1, a fim de garantir a publicação efetiva do zap.

Neste template, a etapa de conexão com as contas do Pipedrive e Flowup segue os mesmos passos descritos na seção anterior (3.6.2), sem exceções.

Na etapa de mapeamento (“Customize Zap”), deve-se preencher apenas o campo “Person Id”, que funciona da mesma forma descrita na Seção 3.6.1, mais especificamente na Figura 17. Recomendamos que os campos “Client Email”, “Client Phone” e “Client Name” não sejam modificados, para garantir o bom funcionamento da integração. Para as demais etapas siga os passos que foram descritos na Seção 3.6.1, a fim de garantir a publicação efetiva do zap.