Como funciona o Plano de Contas no FlowUp?

O plano de contas é uma funcionalidade que organiza e classifica todas as transações financeiras de uma empresa. Ele funciona como um índice, categorizando cada tipo de receita e despesa em diferentes categorias, facilitando o controle e a análise da saúde financeira do seu negócio. No FlowUp, o plano de contas é estruturado sob a lógica de raízes, que não podem ser modificadas, e que vão guiar a criação e disposição das demais categorias e subcategorias, a critério de cada empresa.

O plano de contas é estruturado em diferentes níveis de detalhamento, a figura abaixo exibe o plano de contas padrão que já vem no FlowUp. Nela é possível ver as categorias Raízes do FlowUp.

A estrutura do plano segue a seguinte lógica:

Raízes (1): representam os grandes grupos de contábeis, como Receitas Operacionais, Deduções das Receitas Bruta, Impostos sobre Venda, Despesas Operacionais e etc.

Categorias (2): dentro de cada raíz, existem categorias que subdivide as contas com mais especificidade. Por exemplo, dentro da raíz “Receitas Operacionais”, podemos ter a categoria "Receitas com Serviços", "Receita com Produtos" e "Outras receitas operacionais".

Subcategorias (3): as subcategorias dividem ainda mais as contas, fornecendo um nível de detalhamento ainda maior. Por exemplo, dentro da categoria "Receitas com Serviços", podemos ter as subcategorias "Consultoria" e "Palestras".

O uso de um plano de contas bem organizado traz grandes benefícios, dentre eles:

Organização: Facilita a localização de informações específicas e a geração de relatórios financeiros precisos e métricas valiosas para a sua empresa.

Controle: Permite um acompanhamento detalhado das receitas e despesas, identificando áreas de ineficiência e oportunidades de otimização.

Análise: Possibilita a análise da performance financeira da empresa, fornecendo insights para a tomada de decisões estratégicas.

Atendendo às obrigações legais: O plano de contas é essencial para atender às obrigações legais e fiscais, como a entrega da Declaração de Ajuste Anual (DAA) e do Imposto de Renda (IR).

Agora que você já entendeu a estrutura e benefícios do plano de contas, vamos analisar em detalhes qual a lógica por trás dessa estrutura pré-definida.

Primeiramente, é importante destacar que essa estrutura será utilizada pelo sistema para organizar os relatórios de Fluxo de Caixa, Demonstrativo de Resultados (DRE) e Resultados dos projetos. Vamos utilizar o relatório de Fluxo de Caixa para exemplificar o racional por trás da organização do plano.

Vamos analisar cada linha do fluxo de caixa por partes para entender a lógica. Primeiro o relatório exibe o Saldo inicial, que é o saldo no início do dia filtrado no período (na imagem, dia 01/02/2024). Em seguida, temos a linha raiz Receitas operacionais, que totaliza todas as receitas da empresa, que tipicamente incluem Receitas com prestação de serviços, venda de produtos e de outras origens. Veja na imagem abaixo um exemplo de organização para uma empresa que vende apenas serviços.

Observe que a Receita operacional do exemplo é composto apenas pelas Receitas com os serviços "Desenvolvimento de software" e "Consultoria Google". Essa receita exibe o valor Bruto das vendas realizadas pela empresa. Por sua vez, a raiz Deduções da Receita Bruta contém os impostos que foram retidos pelos clientes (isso ocorre em alguns tipos de empresa, de acordo com seu tipo de tributação, mas não ocorre em todas). Em seguida, existem 2 raízes que possuem valor R$ 0, que são Impostos sobre vendas e Custos dos produtos vendidos. Essas categorias são tipicamente usadas por empresas que vendem produtos. Finalmente, a linha de totalização Receita líquida vai exibir o valor que a empresa efetivamente recebeu dos clientes. Ou seja, o valor que entrou em seu caixa.

Dando prosseguimento, vamos analisar as contas do plano relativas aos Custos dos serviços prestados e Despesas operacionais da empresa. Chama-se Custo tudo aquilo que foi gasto direto com a prestação do serviço, como salário da equipe envolvida diretamente na prestação do serviço (no exemplo: engenheiros de software, gerente do projeto, etc) e ferramentas usadas diretamente na prestação do serviço (por exemplo, custos com servidor e licenças). Já as Despesas operacionais representam gastos indiretos à prestação dos serviços, que tipicamente estão relacionadas a operações de manutenção da empresa, como salários de equipe administrativa, pagamento de aluguel de salas, internet, dentre outros. Normalmente os Custos dos serviços prestados possuem um caráter mais variável, ou seja, quanto mais serviços são vendidos, maiores tendem a ser os custos envolvidos. Por sua vez, as Despesas Operacionais normalmente têm caráter mais fixo, virando pouco ao longo dos meses. Observe na imagem abaixo como essas contas estão organizadas no fluxo de caixa.

Os Custos com serviços prestados aparecem logo após a Receita líquida. Esse posicionamento é estratégico, pois o totalizador Margem de contribuição é calculado justamente subtraindo da Receita líquida os Custos de serviços prestados. A margem de contribuição é um importante indicador para as empresas, pois representa o quanto os serviços prestados contribuem para o pagamento das Despesas Operacionais da empresa, assim como fornece insumo para a precificação e priorização dos produtos e serviços.

Após a margem de contribuição é exibido o valor das Despesas operacionais e em seguida o Resultado operacional líquido.Este totalizador representa o lucro da empresa relativo à sua operação (tipicamente prestação dos serviços e vendas dos produtos). Porém, ainda não chegamos ao lucro final da empresa, pois existem ainda receitas e despesas não operacionais e, em alguns regimes de tributação, o pagamento de impostos sobre os lucros. A figura a seguir demonstra essas contas no fluxo de caixa.

Existem 2 raízes de receitas que são incluídas após a apuração do lucro operacional, as Receitas não operacionais e as Receitas Financeiras. Estas receitas representam recebimentos da empresa que não estão relacionadas à operação (prestação de serviços e venda de produtos), como aluguéis de imóveis e veículos que não estão sendo usados na operação, juros de investimentos financeiros, ganhos de capital pela venda de imóveis, ganhos cambiais, dentre outras. Da mesma forma, existem as Despesas Financeiras que acontecem, por exemplo, por perdas em investimentos, pagamento de juros e multas de empréstimos, dentre outras. Após essas 3 contas, chegamos ao totalizador de Resultado antes do IR e CSLL que representa o lucro da empresa antes da apuração do Imposto sobre lucro. Por fim, o lucro líquido do exercício é totalizado subtraindo-se o valor dessas duas últimas contas.

Observe que cada raiz do plano de contas possui um significado único e ajudam a interpretar a saúde financeira da empresa. Por meio da análise é possível realizar ações para aumentar ou reduzir os valores de cada conta e assim fazer com que o seu negócio seja saudável e lucrativo.

Como o FlowUp calcula o detalhamento das receitas com serviço

Para explicar como o FlowUp realiza o cálculo do detalhamento das Receitas com serviços, vamos utilizar a venda abaixo como exemplo.

Observe que existem 2 serviços nessa venda: "Desenvolvimento de software" com valor de R$ 20.000,00 e "Criação de conta Google" com valor de R$ 5.000,00. A venda também indica que houve retenção de impostos pelo cliente. No exemplo, foi retido R$ 750,00 de Cofins, R$ 2.250,00 de CSLL, R$ 3.750,00 de IRPJ e R$ 162,50 de PIS, totalizando R$ 6.912,50 de impostos retidos. Isso significa que o cliente deverá realizar o pagamento de R$ 18.087,50.

Vamos considerar que esses pagamentos serão realizados de acordo com o parcelamento abaixo.

A primeira está com vencimento em 08/02/2024 e tem valor líquido de R$ 9.000,00. Já a segunda parcela está programada com vencimento para 11/03/2024 e tem o valor restante de R$ 9.087,50. O sistema também exibe no campo ao lado os valores brutos das parcelas. Ou seja, esses são os valores considerando os impostos que foram retidos pelo cliente. No exemplo, esses valores são respectivamente R$ 12.439,53 e R$ 12.560,47.

Note que na venda existem 2 serviços: Desenvolvimento de software (categoria "Desenvolvimento de software" no plano de contas) e Criação de Conta Google (categoria "Consultoria Google" no plano de contas) - veja Figura abaixo com os serviços e suas respectivas categorias no plano de contas.  

Então, no fluxo de caixa, o sistema precisa dividir o valor dos 2 serviços nas duas parcelas da venda, considerando suas contas no plano de contas. Esse cálculo é feito de forma proporcional. A primeira parcela representa 49,75% do total da venda e a segunda 50,24%. Então, o sistema vai incluir no fluxo de caixa de fevereiro de 2024 o valor bruto de R$ 9.951,62 na categoria Desenvolvimento de software e R$ 2.487,91 referente à categoria Consultoria Google, conforme figura abaixo do fluxo de caixa. O restante do valor dos serviços serão colocados no mês de março de 2024, respeitando a proporção explicada acima.

Da mesma forma que o valor a receber é dividido proporcionalmente entre os meses indicados nas parcelas, o valor dos impostos retidos também serão. Veja na imagem abaixo que detalha as deduções dos impostos que foram feitas a partir da receita bruta.

Importante destacar que em geral as empresas de contabilidade não realizam o detalhamento das receitas com serviços entre categorias de contas contábeis. Esse cálculo é feito pelo FlowUp como forma de dar mais visibilidade às empresas das suas fontes de receitas e assim proporcionar informações valiosas para a gestão.